Aún cuando el tele-trabajo y el trabajo a distancia se vienen utilizando con mucho éxito hace varios años en el mundo, los acontecimientos de las últimas semanas han llevado a estas modalidades de trabajo, a ser, en muchas empresas, las únicas formas de comunicarse y dar continuidad a su operación, especialmente debido a la necesidad de aislamiento social que ha demandado el COVID-19.
Organizaciones, líderes y trabajadores están desafiados hoy, no solo por el hecho de tomar medidas para protegerse del contagio del Corona-virus, sino que también al cambio de paradigmas y prácticas respecto a cómo nos desempeñamos a través del uso mayor de tecnología y/o sin una supervisión tradicional presencial de las actividades.
Este cambio, implica un aprendizaje (así como también un des-aprendizaje) y desarrollar o potenciar nuevas competencias que, probablemente, no se utilizaban con la misma intensidad hasta hace unas semanas, como por ejemplo, la auto-gestión, la conducción de reuniones virtuales o, incluso, la utilización de herramientas tecnológicas para apoyar la productividad.
Un reciente artículo de la Harvard Business Review (A Guide to Managing Your Newly Remote Workers ) señala diversos ámbitos que los líderes deben tomar en cuenta a la hora de gestionar a sus equipos en forma remota, y que tienen su base en diversas investigaciones.
Lo primero es comprender que el trabajo remoto puede ser especialmente demandante. Poner atención a estos aspectos, permitirá que el nivel de desempeño de las personas no decaiga:
- La falta de comunicación cara a cara puede generar ansiedad tanto para líderes como colaboradores. Los primeros, porque pueden creer que sus trabajadores no trabajarán eficientemente y, estos últimos, porque dejan de tener información necesaria o, simplemente, falta de atención o interacción con su jefatura o colegas.
- La falta de acceso fluido a la información puede hacer que las personas necesiten destinar mucho tiempo para solicitar y recibir información de sus colegas, especialmente, si la organización no cuenta con los medios tecnológicos o cultura que lo facilite. Eso tiene un impacto tanto en la tarea como en las relaciones interpersonales, cuando no existe la suficiente sincronía.
- El aislamiento social ha sido una de las principales quejas de quienes trabajan de manera remota, ya que pierden las interacciones informales que se dan en el entorno de una oficina. Esto, a largo plazo, puede afectar la productividad y la motivación de las personas, por lo que es un factor muy relevante hoy, considerando que pueden extenderse las semanas en que trabajaremos desde casa, a causa de la contingencia.
- Las distracciones en el hogar están siendo hoy en día un gran factor de preocupación, tanto porque el trabajo a distancia en muchos casos se dio de manera repentina (y no todas las personas cuentan con un espacio adecuado para concentrarse o estar cómodos trabajando) y porque quienes tienen hijos deben, además, destinar gran parte del día al cuidado, alimentación, entretenimiento y educación de los mismos en casa.
Luego de tomar consciencia de estos elementos, lo siguiente es poner en práctica acciones para prevenir o para disminuir el impacto negativo de estos desafíos lo más que se pueda, de acuerdo a las circunstancias que estamos viviendo en todo en el mundo.
Estas recomendaciones serán de alta utilidad, tanto si buscas una mejor auto-gestión de tu jornada diaria, como si estás a cargo de un equipo y buscas mantenerlos comprometidos y enfocados:
Establece rutinas diarias para la coordinación, ya sea a través de llamadas telefónicas o video llamadas (idealmente grupales), con un enfoque interactivo en donde sea posible compartir el estado de actividades realizadas y pendientes, hacer consultas o manifestar opiniones y sentimientos. Motiva la auto-gestión de la productividad personal, y monitorea actividades e indicadores clave para hacer seguimientos de tu propio desempeño o del equipo que diriges.
Planifica tu semana de trabajo, y la rutina que seguirás día a día, de manera que puedas cuidar de tu propio bienestar y el de las personas con quienes vives: establece breaks para descansar, para alimentarte, para hacer ejercicio físico, para realizar quehaceres del hogar, para conversar con la familia y amigos, para entretenerte, entre otros. Intenta destinar un espacio de tu hogar para trabajar en donde puedas tener comodidad y concentración.
Amplía las vías de comunicación en el trabajo, agregando al correo electrónico, mecanismos de comunicación más instantánea e informal. Muchas organizaciones cuentan con sus propias plataformas de mensajería instantánea interna y de video conferencia, sin embargo, también pueden ser buenas opciones la plataforma ZOOM, Google Hangouts, las video llamadas a través de WhatsApp, entre otras. En todos los casos, es muy importante velar por el resguardo y seguridad de la información que se comparte.
Co-crea junto a las otras personas en el trabajo nuevas “claves” de comunicación, por ejemplo, establecer cuál será el mecanismo para comunicarse en caso de urgencias o los horarios que más les acomodan a todos para coordinarse, especialmente, en el caso de quienes combinan sus actividades laborales con el cuidado de hijos o familiares.
Potencia tus habilidades de comunicación, socialización y empatía desplegando conductas que inviten a las personas a una interacción fluida e informal, que generen espacios para compartir sentimientos y ofrecer apoyo, y emociones como la esperanza, la compasión y el entusiasmo, especialmente en los momentos que vivimos y que vendrán. Es importante cultivar la flexibilidad con nosotros mismos y con los demás, debido a que, el estrés que genera la situación actual, afecta aspectos como nuestro estado emocional, la memoria, la toma de decisiones y el aprendizaje.
Si has recibido entrenamiento en el Modelo de Comunicación DISC, realiza un Mapeo de los estilos predominantes de tus interlocutores y establece sus necesidades de comunicación y gestión en este nuevo contexto. De esta manera, podrás actualizar tus estrategias de adaptación para generar una mayor sintonía comunicacional a la distancia y con el uso de tecnología.
Finalmente, te invitamos a estar abierto a extraer aprendizajes y buenas prácticas de esta nueva forma de vincularnos y trabajar, para poder mantenerlas en el futuro. De hecho, el trabajo remoto es también una gran fuente de satisfacción y retención laboral para muchas personas ya que entrega alta flexibilidad (por ejemplo, para compatibilizar otros interés y roles) y aumenta los niveles de productividad en quienes se ven afectados por distractores presentes en el entorno laboral presencial.
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